Utilisation des blocs de construction sous Word 2007

Introduction

Une des fonctionnalités très sympathiques de Word 2007 est l'insertion de blocs de construction. Ce nom ne vous dit peut-être rien mais la fonction, elle, vous est certainement connue. Vous pouvez en effet insérer au sein de votre document Word des blocs de contenu prédéfinis et qui vous évite ainsi à les créer vous-même de toute pièce. Prenons l'exemple des en-têtes : dans l'onglet Insertion de Word, un joli bouton dénommé sans surprise "En-têtes" vous propose une liste de différents en-têtes déjà construits que vous pouvez directement insérer dans votre document :

Ces différents blocs déjà définis sont appelés des blocs de construction. Il en existe bien d'autres sous Word : pieds de page, zone de texte, page de garde, etc.

De plus, certains de ces blocs de construction sont enrichis avec ce que l'on appelle des contrôles de contenu. Par exemple, l'en-tête "Austère", contient un sélecteur de dates qui permet d'insérer une date à un endroit et dans un format défini par l'auteur de ce bloc de contenu.

Mais le meilleur dans tout ça c'est que qu'il vous est possible de définir vos propres blocs de construction. Vous serez ainsi en mesure d'insérer automatiquement dans votre document des éléments que vous utilisez fréquemment (coordonnées, biographie, etc.) en sélectionnant simplement le bloc désiré dans le menu de Word. C'est ce que nous allons voir au travers de cet article.

I. Activer l'onglet développeur

La première chose que nous allons faire est d'activer l'onglet développeur. Celui-ci n'est pas obligatoire pour la création de bloc de construction mais vous en aurez besoin si vous souhaitez ajouter des contrôles de contenu.

Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Options Word. La fenêtre suivante apparait:

Cochez la case Afficher l'onglet développeur dans le ruban, puis cliquez sur OK. Le nouvel onglet devrait apparaitre dans le ruban:

II. Création d'un bloc de construction

Pour illustrer cet article nous allons partir de l'exemple suivant: la rédaction du site developpez.com souhaite que les articles au format Word contiennent sur la page de garde le logo du site, la date de publication, le nom de la rubrique et un copyright comme le montre l'image suivante:

La création d'un bloc de construction va permettre aux auteurs d'articles d'insérer automatiquement tout ce contenu en un clic de souris. De plus, afin d'éviter les erreurs de saisie et avoir une homogénéité (notamment sur le format de la date) entre les différents articles, la sélection de la date se fera à l'aide d'un contrôle de contenu sélecteur de dates et la rubrique sera choisie parmi une liste déroulante:

L'insertion d'une image et la saisie d'un texte dans Word ne devant pas poser trop de problèmes, passons directement à la création des contrôles de contenu. Dans l'onglet Développeur (que nous avons activé précédemment) se trouve le panneau Contrôles:

Nous n'allons pas entrer dans les détails d'utilisation des contrôles de contenu car les possibilités (énormes) qu'ils offrent mériteraient un article à part.

Pour insérer un sélecteur de dates et une liste déroulante, cliquez simplement sur leurs icônes.

Sélectionnez tout d'abord le sélecteur de dates et cliquez sur le bouton Propriétés. La fenêtre suivante apparait:

Saisissez un titre pour ce contrôle. Cochez la case Ne pas supprimer le contrôle du contenu pour que l'utilisateur ne puisse pas le supprimer du bloc de construction. Enfin, définissez un format pour la date.

Configurons maintenant la liste déroulante. Dans sa fenêtre de propriétés saisissez un titre et insérez les différents éléments de la liste en cliquant sur le bouton Ajouter.

Le contenu de notre bloc est maintenant créé. Il nous faut maintenant le sauvegarder en tant que bloc de construction.

III. Sauvegarde du bloc de construction

La sauvegarde d'un contenu en tant que bloc de construction se fait en trois clics de souris. Sélectionnez tout d'abord le contenu que vous voulez convertir en bloc. Dans l'onglet Insertion cliquez sur le bouton QuickPart puis sélectionnez Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart. :

La fenêtre suivante apparait:

Remplissez le formulaire puis cliquez sur OK. La description des champs à remplir se trouve ci-dessous:

Nom	Saisissez un nom pour le bloc.
Galerie	Sélectionnez la galerie dans laquelle vous souhaitez que le bloc de construction s'affiche. Pour l'instant laissez la valeur par défaut QuickPart.
Catégorie	Vous pouvez sélectionner ou créer une catégorie pour le bloc de construction. Là aussi laissez la valeur par défaut.
Description	Saisissez une description de votre bloc de construction.
Enregistrer dans	Nous verrons un peu plus loin les possibilités offertes par cette option. Aussi, laissez pour l'instant la valeur par défaut Building Blocks.dotx.
Options	Vous avez ici le choix entre plusieurs options:Insérer un contenu dans sa propre page permet de placer le bloc de construction sur une page séparée avec des sauts de page avant et après le bloc de construction. Insérer le contenu dans son paragraphe permet au contenu du bloc de se trouver dans un paragraphe séparé, même si le curseur de l'utilisateur se trouve au milieu d'un paragraphe. Insérer uniquement le contenu permet d'insérer le bloc là où se trouve le curseur sans création d'un nouveau paragraphe.

Vous venez de créer votre premier bloc de construction. Pour pouvoir l'utiliser, cliquez sur le bouton QuickPart de l'onglet Insertion. Votre bloc y est disponible avec une prévisualisation:

Il vous suffit de le sélectionner et il sera automatiquement ajouté à votre document Word.

Notre bloc de contenu se trouve dans la galerie QuickPart. Mais si vous créez par exemple un bloc qui vous servira de pied de page, peut être préférerez-vous le voir apparaitre dans la liste des pieds de page et non pas dans la galerie QuickPart. Pour cela vous devez modifier la galerie où sera enregistré le bloc de construction dans sa fenêtre de propriétés.

IV. Gestion des blocs de construction

IV-A. L'organisateur de blocs de construction

Cet outil permet la gestion de tous les blocs de construction (les vôtres, ainsi que ceux prédéfinis par Word). Pour y accéder cliquez sur le bouton QuickPart de l'onglet Insertion et sélectionnez Organisateur de bloc de construction.

L'organisateur se présente de la façon suivante:

Pour chaque bloc vous avez la possibilité d'en modifier les propriétés, de le supprimer ou de l'insérer dans le document courant.

IV-B. Accéder rapidement à votre galerie de blocs

Cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis sur Options Word. Dans la partie gauche, sélectionnez Personnaliser, puis dans la partie droite, sous Choisir les commandes dans les catégories suivantes, sélectionnez Onglet Insertion. Dans la liste en dessous, sélectionnez QuickPart et cliquez sur Ajouter. Cliquez sur OK pour valider et fermer la fenêtre.

Vous pouvez maintenant accéder aux galeries de blocs rapidement, grâce au nouvel icône présent dans la barre d'outils Accès rapide:

V. Distribuer ses blocs de construction

Jusqu'à présent nous avons vu comment créer des blocs de construction pour notre usage personnel. Mais supposons maintenant que vous voudriez disposer de blocs de construction personnels sur une dizaine de machines. Refaire dix fois les manipulations vues précédemment risques d'être assez ennuyeux.

Il existe en fait plusieurs techniques pour distribuer des blocs de constructions. Aucune n'est meilleure que l'autre, il faudra choisir celle qui correspond le mieux à vos besoins.

V-A. En utilisant le modèle de bloc de construction de Word

Tous les blocs de construction que vous trouvez par défaut dans Word (pieds de pages, page de garde, etc.) sont enregistrés dans le modèle de bloc de construction de Word qui se trouve dans le fichier "AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1036\Building Blocks.dotx". 1036 correspondant à la langue française. C'est dans ce fichier que sont enregistrés par défaut les blocs de construction que vous créez:

Vous pouvez donc distribuer ce fichier (et le replacer au bon endroit) afin de partager vos blocs de construction.

V-B. En utilisant le modèle par défaut de Word

Le modèle Normal.dotm s'ouvre chaque fois que vous démarrez Microsoft Office Word 2007 ; il contient les styles par défaut et les personnalisations qui déterminent la présentation de base d'un document.

Vous pouvez donc choisir d'enregistrer vos blocs de construction à cet endroit et de distribuer ce fichier.

Attention: il n'est pas recommandé d'utiliser ce fichier pour y mettre vos blocs de construction.

V-C. En utilisant un modèle personnalisé

La troisième solution (peut-être la meilleure) consiste à créer un modèle Word contenant vos blocs de constructions et de distribuer ce modèle.

Créez tout d'abord un nouveau document Word puis enregistrez-le en tant que modèle. Pour les besoins de l'exemple nous l'appellerons monModèle.dotx. Créez maintenant un nouveau bloc de construction comme vous en avez maintenant l'habitude. La différence va se faire au moment de l'enregistrement du bloc:

Dans la liste déroulante Enregistrer dans, sélectionnez le modèle que vous venez de créer (ici monModèle.dotx). Validez puis enregistrez les changements sur le modèle.

Vous disposez maintenant d'un modèle possédant ses propres blocs de construction (c'est-à-dire qu'ils ne seront visibles que si vous créez un nouveau document Word à partir de ce modèle) et que vous pouvez distribuer.

Comment faire si nous voulons maintenant que les blocs contenus dans ce modèle soient accessibles sur tous les documents Word, même ceux qui n'ont pas été créés à partir de ce modèle ? Et bien c'est très simple. Il suffit simplement de copier le modèle dans le dossier "AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks " que nous avons vu précédemment. Word va automatiquement charger les modèles présents dans ce dossier et combiner tous les blocs de constructions s'y trouvant afin de les proposer sur tous vos documents Word.

Conclusion

La fonction de blocs de construction vous permet donc de gagner du temps et de réduire le risque d'erreurs liées à la copie et au collage de contenu en créant des blocs d'information standard faciles à mettre à jour et à partager.